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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Scandatacenter è un programma sviluppato interamente con tecnologia web per la gestione di tutti i documenti cartacei o elettronici che gravitano nell'operatività di un'azienda.

È nato per semplificare al massimo tutte le fasi dell'archiviazione documentale:

  1. acquisizione o creazione dei documenti da archiviare
  2. archiviazione dei documenti
  3. ricerca nell'archivio

La sua natura lo rende velocissimo in tutte le sue fasi basti pensare che la velocità di risposta in fase di ricerca di un documento non è dipendente dalla quantità di documenti inseriti nell'archivio.

La filosofia con la quale è stato progettato differisce per vari aspetti dai classici software di archiviazione, primo tra tutti la mancanza di dover digitare manualmente i vari campi con cui si effettuerà la ricerca dei documenti (chiavi di ricerca).

Scandatacenter è nato per soddisfare un obiettivo preciso: rendere completamente automatizzato il processo di importazione dei documenti.
La maggior parte dei software in commercio prevedono che durante la fase di caricamento dei documenti in archivio si debba obbligatoriamente scrivere a mano tutta una serie di campi tramite i quali si potrà effettuare una ricerca per recuperare un documento; con Scandatacenter questa operazione è del tutto inutile, in quanto la ricerca può essere eseguita considerando tutto il testo contenuto nel documento archiviato.

Scandatacenter ed il protocollo

Scandatacenter gestisce perfettamente il protocollo documentale in riferimento al decreto 445 del 28/12/2000 articolo 53 per la pubblica amministrazione.
Il numero di protocollo viene generato automaticamente in fase di inserimento nell'archivio ed in aggiunta, come descritto nel decreto, si devono inserire oggetto, nominativo e direzione del documento (entrata, uscita); i dati di protocollo sono facoltativi nel senso che Scandatacenter si può "accontentare" anche della sola generazione automatica del progressivo annuale ma per le aziende di pubblica amministrazione esiste un obbligo della compilazione dei rimanenti campi.
Scandatacenter gestisce il registro di protocollo tramite il quale l'azienda puņ generare della reportistica in PDF in un determinato intervallo di tempo e salvarla come storico.


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